Начните сотрудничество с индивидуальной консультации по подбору инструментов и услуг.
Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, к тому же они занимают место и теряются, а можно подключить электронный документооборот, используя надежный и безопасный способ.
Сегодня мы отвечаем на самые популярные вопросы по электронному документообороту.
Что такое электронный документооборот?
Это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации внутри компании, а так же клиентам, поставщикам и госорганам, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Для чего нужен электронный документооборот компаниям?
Внедрение электронного документооборота позволит:
- уменьшить количество бумажных документов в офисе;
- сократить финансовые затраты на содержание архива;
- снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
- уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
- сэкономить время на согласование и избавит от потерь документов.
Кому подходит ЭДО?
Система ЭДО подходит и крупным предприятиям с тысячами внешних документов в месяц и малому/среднему бизнесу, обеспечивая безбумажный документооборот на товары или услуги.
Главное! ЭДО ускоряет процесс и помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год.
Предприятие нуждается во внедрении электронного документооборота для работы с крупными заказчиками, которые работают только по ЭДО.
Как работает ЭДО?
- Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться. - Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
- Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.
Что такое роуминг и как настраивается?
Роуминг нужен контрагентам, которые подключены к разным операторам ЭДО и хотят обмениваться электронными документами. Получать документы в роуминге можно бесплатно. Для настройки роуминга не нужно связываться с техподдержкой. Достаточно самостоятельно отправить контрагенту приглашение и получить положительный ответ, а все необходимые настройки произойдут автоматически. Вместо нескольких дней процесс займет несколько минут.
За все надо платить, даже за входящие?
При подключении СБИС ЭДО, входящие документы - бесплатно. К примеру, у вас много накладных от поставщика, а вот исходящих документов очень мало, такое возможно, если вы торгуете в розницу и ваши покупатели — физлица. Тогда вы можете только получать документы и подписывать их. За утверждение (подписание) документа с вас не будет взиматься плата.
У меня 1С, как интегрировать со СБИС ЭДО?
Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы можем выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу ваших сотрудников. Для самых популярных систем (1С) у нас есть готовые решения, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние.
Как начать работу с ЭДО?
С последним пунктом помогут специалисты нашей компании: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО.
