Как перевести сотрудника на удаленку

Когда потребуется перевод сотрудника на удаленную работу

Переводите на удаленку только тех сотрудников, которые на это согласны. Иначе можно ждать визита инспекторов ГИТ. Исключением будут случаи, когда решение о переводе всех на дистанционный формат принимается на уровне правительства или местных властей. Такое уже было в 2020 году в период пандемии коронавируса.

Компания может организовать дистанционку для персонала временно и без его согласия (ст. 312.9 ТК РФ). Это возможно в случае:

• природной или техногенной катастрофы;
• аварии на производстве;
• эпидемии/эпизоотии;
• в других исключительных случаях, представляющих угрозу жизни и здоровью населения;
• постановлении государственных или муниципальных властей о необходимости таких мер.

Для организации дистанционки в исключительных случаях просто издайте соответствующий приказ и ознакомьте с ним персонал, который будет трудиться из дома. Сделать это нужно таким способом, чтобы работодатель потом смог подтвердить факт ознакомления.

Далее мы рассмотрим порядок перевода на удаленку по обоюдному согласию. Руководитель может выбрать формат удаленки в зависимости от целей, которые он преследует. Выделяют 3 вида:

1. Постоянная. Работники не посещают офис. Они на постоянной основе трудятся из дома или другого удобного для работы места.
2. Временная. Оформляется на определенный период, не превышающий 6 месяцев (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Например, может потребоваться при капитальном ремонте в офисе. Такой временный перевод может быть оформлен и по просьбе сотрудника, например при сложных семейных обстоятельствах. Часто работодатели используют временный формат как мотивацию: если к дистанционной работе сотрудника замечаний нет, то удаленка продлевается.
3. Периодическая. Работнику устанавливается такой график, когда несколько дней он трудится в офисе, а остальное время из дома. Периоды офисной работы и дистанционки определяются индивидуально и прописываются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Техническая сторона вопроса

Принимая решение о переводе персонала на дистанционный режим работы, руководитель должен оценить и технические вопросы. Каждому работнику нужно оборудовать рабочее место дома. Сотрудники не могут трудиться под пледом с ноутбуком на коленях. Это не эффективно.

Не каждый домашний компьютер может потянуть решение рабочих задач. Предоставьте необходимую оргтехнику, средства связи, канцелярию и даже стул, если это необходимо. Стороны могут договориться о денежной компенсации. Тогда сотрудник может трудиться и на своем оборудовании.

С 1 января 2024 года компенсация не может превышать 35 ₽ за рабочий день для неподтвержденных расходов (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если эта сумма будет выше, придется заплатить НДФЛ. Когда сотрудник предъявил платежные документы, можно компенсировать полную стоимость расходов.

Чтобы сотрудники не требовали лишнего, пропишите в ЛНА перечень оборудования, доступного для выдачи. Закрепите разные перечни для разных должностей, если они отличаются.

Если планируется использование домашнего ПК, попросите системного администратора подготовить минимальные к нему требования (характеристики процессора, размер оперативной памяти, скорость интернета и т.д.). Когда параметры не отвечают требованиям, придется выдать офисный ПК, иначе сотрудник не сможет выполнять рабочие задачи.

При использовании офисных компьютеров отпадает вопрос с установкой программного обеспечения. Работник просто забирает свой рабочий компьютер домой и продолжает работать. Если речь идет о домашнем ПК, то потребуется его оснащение всем необходимым. Часто ПО лицензируемое, что приведет к дополнительным издержкам для компании. Чтобы их избежать, настройте удаленный доступ к офисному компьютеру через VPN‑соединение. Компьютер в офисе при этом должен быть включен или находиться в спящем режиме.

Помимо привычного ПО, придется установить и новые программы, например «звонилки», мессенджеры, программы для учета рабочего времени. Можно установить десятки разных программ, которые придется долго и тяжело интегрировать друг с другом, а можно выбрать Saby (СБИС). Это облачная платформа, которая объединяет все инструменты для работы вне офиса. Организуйте продажи, принимайте звонки, управляйте задачами, проводите совещания, контролируйте дисциплину онлайн. Вы сами формируете тот набор инструментов, который лучше подходит под ваши задачи.

Какие документы подготовить при организации удаленной работы

Внесите изменения в нормативные акты

Прежде чем начать процедуру перевода на дистанционную работу, нужно прописать правила работы из дома в локальных нормативных актах. Внести изменения потребуется прежде всего в Правила внутреннего трудового распорядка. Включите в ПВТР следующую информацию:

• Режим работы по группам должностей. Пропишите различные варианты графиков, используемых в компании. Укажите конкретное время начала и окончания рабочего дня, обеденный перерыв.
• В каком случае сотрудников могут вызвать в офис, если оформили временную дистанционку.
• Как предоставляются отпуска.
• Как стороны будут взаимодействовать, способы передачи информации, результатов работы и отчетов.

При необходимости отдельные вопросы взаимодействия могут быть описаны в Положениях об отделах или других ЛНА.

С введенными изменениями ознакомьте персонал под подпись.

Получите согласие сотрудника на перевод

Поскольку оформление дистанционного режима может производиться и по инициативе руководителя, и по инициативе сотрудника, то оформление несколько отличается.

Сотрудник может сам проситься работать из дома. Причиной может быть переезд в другой город или семейные обстоятельства. Тогда он пишет заявление.

Если же инициативу проявил работодатель, то потребуется подготовить предложение о переводе. Можно, конечно, договориться на словах, но лучше зафиксировать все в письменной форме.

Оформите приказ

Приказ составьте в произвольной форме на бланке компании или выгрузите из учетной программы форму Т‑6 (Т‑6а), когда будете оформлять кадровое перемещение.

В документе обязательно пропишите все аспекты перевода на работу из дома:

• укажите сроки такого перевода (постоянный, временный с указанием конкретной даты возврата);
• список работников, которые попадают под перевод;
• пропишите реквизиты Постановления Правительства или иного документа, если удаленка организуется по решению властей.

С приказом ознакомьте под подпись сотрудников, в нем перечисленных.

Разработайте доп. соглашение к трудовому договору

Если перевод на удаленку будет носить массовый характер, то удобнее подготовить бланк дополнительного соглашения. Это позволит снизить количество ошибок и упущений, которые может допустить кадровик при оформлении. А также обеспечит единообразие документации во всей компании и ее филиалах.

В дополнительном соглашении к трудовому договору нужно прописать все нюансы, которые меняются при переводе сотрудника на работу из дома.

Обратите внимание, что при переводе на удаленку работнику нельзя платить меньше, если другие аспекты трудового договора не меняются (ст. 312.5 ТК РФ).

В дополнительном соглашении обязательно пропишите:

• Режим работы — дистанционный.
• Дату, с которой сотрудник будет трудиться из дома.
• Как предоставляются отпуска.
• Срок перевода, если удаленка будет носить временный характер. Возврат в офис можно прописать как конкретной датой, так и наступлением какого‑либо события. Например, ликвидация последствий аварии, если она была причиной дистанционки. Если выберете второй способ, то пропишите порядок и сроки оповещения сотрудника об окончании удаленки (по электронной почте, в рабочем чате и т.д.).
• Место выполнения работы.
• График работы.
• Как сотрудник будет общаться с руководителем и коллегами, какие отчеты нужно будет заполнять и в какие сроки предоставлять.
• На каком оборудовании будет трудиться сотрудник: оно будет предоставлено компанией или он будет использовать свое и получать денежную компенсацию.
• Компенсация использования сотовой связи и интернета.
• Исключите пункты об охране труда — теперь работодатель не обязан следить за ее аспектами.
• Добавьте новые основания для увольнения, обусловленные дистанционным форматом (ст. 312.8 ТК РФ). Их всего два: работник не выходит на связь более 2 дней и переезд работника в другую местность, не позволяющую продолжать работу в прежних условиях, например из‑за большой разницы в часовых поясах.
• Другие аспекты, связанные со спецификой работы предприятия.

В тексте дополнительного соглашения обязательно приводится ссылка на первоначальный трудовой договор.

Сдайте отчет в СФР

Не забудьте отправить отчет ЕФС‑1 о переводе на дистанционку в СФР. С 1 января 2024 года эта информация отражается в электронной трудовой книжке работника. Сдать форму нужно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если работник продолжает вести бумажную трудовую, то записи о дистанционной работе в нее вносят, только если работник попросит. Обязательная фиксация будет только в электронной версии, которая есть у всех.

Сформировать отчет можно в учетной программе и отправить в ведомство электронно, например через Saby (СБИС).

Помните, что сдавать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе могут только компании, чья численность не превышает 10 человек.

За ошибки, несвоевременную отправку или неотправку таких данных на работодателя возложат штраф в размере от 300 до 500 ₽ за каждый выявленный факт. Поэтому после отправки информации в ведомство проверяйте протокол, чтобы вовремя исправить возможные ошибки.

Saby поможет избежать возможных ошибок и просрочки при сдаче ЕФС‑1:

• напомнит о сроках сдачи отчета по итогам месяца любым удобным вам способом: хоть по электронной почте, хоть по смс;
• проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и выдаст список ошибок;
• если ведете кадровый учет в Saby, система подтянет в отчет кадровые мероприятия за нужный период — вам останется только проверить.