Как работать с машиночитаемой электронной доверенностью (МЧД) в 2024 году

Что такое электронная доверенность

Электронная, или машиночитаемая, доверенность (МЧД) — это электронный документ, который компания (ИП) оформляет на имя своего представителя (сотрудника). Доверенность подтверждает право представителя подписывать электронные документы от имени доверителя юридического лица (ИП).

Компания‑доверитель/ИПзаверяет машиночитаемую доверенность электронной подписью руководителя/индивидуального предпринимателя. Любая электронная подпись для этого не подойдет. Подписать МЧД компания может только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), полученной в ФНС России или у доверенного лица ФНС.

Требования к электронной доверенности

Требования к форме и содержанию МЧД прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857. Машиночитаемая доверенность от компании или ИП включает в себя и привычные пункты (из обычной бумажной доверенности), и новые. Ниже — полный перечень нужных сведений.

Содержание машиночитаемой доверенности:

1. Наименование документа.
2. Сведения о доверителе:
   • для ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
   • для российского юрлица: наименование, юрадрес, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о руководителе, в том числе ФИО и СНИЛС;
   • для иностранного юрлица: наименование, заграничный юрадрес, ИНН (при наличии), регистрационный номер, сведения о руководителе, в том числе ФИО.
3. Сведения о представителе: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН.
4. Дата совершения доверенности.
5. Срок действия доверенности (при наличии).
6. Полномочия представителя в текстовом формате. Также могут быть указаны идентификаторы полномочий из классификатора полномочий.
7. Сведения об информационной системе, в которой можно узнать о досрочном прекращении действия доверенности, включая случай, когда ее отменил доверитель. Например, это может быть система оператора ЭДО.
8. Номер доверенности.
9. УКЭП, которой подписали доверенность.
10. Возможность передоверия. Полномочия по МЧД можно передоверить в общем порядке (ст. 187 ГК РФ). Оформляется такая доверенность точно так же, как и МЧД, на основании которой сделали передоверие. Особых правил нет.

Как оформить МЧД

Представитель получает электронную подпись физлица. Реквизиты доверителя в сертификате ЭП не указываются. Сертификаты сотрудников с привязкой к организации с 1 сентября 2024 года не действуют — документы, подписанные такими ЭП, не имеют юридической силы. Представители могут подписывать документы только КЭП физлица в паре с МЧД.

Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:

• Для сдачи отчетности — в той бухгалтерской программе, через которую отчитывается. ФНС и СФР предлагают сервисы, с помощью которых можно подготовить МЧД. Делайте все через свою бухгалтерскую программу, чтобы быть уверенным: документ сформируется именно в том формате, который поддерживает ваш оператор.
• Для подписания первички, счетов-фактур — в системе ЭДО, где обменивается с контрагентами электронными документами: счетами-фактурами, товарными и транспортными накладными (ЭТрН), актами и т.п. Условие: оператор контрагента готов обмениваться МЧД. Технология — новая, участники ЭДО внедряют ее постепенно. У пользователей Saby (СБИС) уже есть возможность работать с машиночитаемыми доверенностями. Раздел для управления доверенностями простой и интуитивно понятный. Можно работать в одном окне по всем вашим компаниям.

Формирование МЧД

В Saby очень легко выпустить МЧД. Раздел «Доверенности» находится в главном меню системы. Чтобы сформировать доверенность, достаточно нажать кнопку «+». Благодаря гибкой настройке можно выдавать разные типы доверенностей. К примеру, бухгалтеру для сдачи отчетности в разные госорганы или кладовщику для оформления реализаций с учетом ограничений по сумме. Более того, вы сможете настроить подписание МЧД за всю компанию или в конкретных филиалах.

Загрузка МЧД

Если у вас уже есть электронная доверенность, зарегистрированная на Цифровой платформе распределенного реестра ФНС (ЦПРР ФНС), выпускать новую МЧД не надо. В Saby можно выгрузить МЧД из Реестра доверенностей и по идентификатору.

Согласование и подписание МЧД

Прежде чем зарегистрировать и использовать электронную доверенность в работе, ее нужно подписать УКЭП руководителя. Для пользователей Saby этот этап максимально упростили: вы можете создать МЧД в системе и запросить ее подписание по email. Директору придет письмо с запросом — из него он перейдет в окно регистрации МЧД. Когда руководитель проверит все данные, он сможет подписать электронную доверенность в один клик. Saby сразу же пришлет уведомление о получении МЧД доверенному лицу.

Кроме того, в Saby можно настроить процесс последовательного или параллельного согласования МЧД между участниками бизнес-процесса. К примеру, бухгалтер или кадровик создает доверенность, юристы проверяют, а директор — согласовывает финально.

Регистрация МЧД

МЧД нужно не только сформировать и согласовать с руководством, но еще и зарегистрировать в госорганах, куда собираетесь отправлять документы и отчеты. Регистрация МЧД — довольно сложная процедура, но пользователям Saby ничего делать не надо. В системе все автоматизировано: надо только нажать кнопку «Зарегистрировать» — и Saby отправит МЧД во все госорганы.

Как работать с МЧД

Машиночитаемая доверенность применяется только в том случае, если документы компании (ИП) подписывает доверенный представитель. Если документы подписал руководитель или предприниматель своей УКЭП, доверенность не нужна.

Когда представитель подписывает документы своей УКЭП, он прикладывает в электронный пакет машиночитаемую доверенность. Так получатель документов узнает, кто подписал документы и есть ли у него на это полномочия. МЧД хранится в электронной системе, в которой представитель подписал и из которой направил документ. Например, в Saby. Доверитель сам размещает МЧД в электронной системе. Проверить информацию о доверенности можно в штампе электронной подписи.

Пользователи Saby могут работать с электронными подписями и доверенностями с любого устройства и из любой точки мира. Для подписания и приема электронных документов можно использовать как веб‑версию, так и мобильное приложение.

Проверка МЧД на входящих документах

Когда вы принимаете входящие электронные документы, Saby автоматически проверит наличие доверенности, полномочия представителя, сроки доверенности в базе госорганов. Вы увидите всю необходимую информацию на самой доверенности, тратить время на проверку МЧД не придется.

Отправка отчетности с МЧД

Прежде чем отчитываться с МЧД перед ФНС, дождитесь, когда статус доверенности «отправлена» изменится на «зарегистрирована». Это значит, что доверенность успешно прошла проверку в ФНС.

С зарегистрированной МЧД сотрудник может сдавать налоговую отчетность, визируя документ своей личной ЭЦП. При отправке декларации или расчета выберите электронную доверенность, которую оформили на сотрудника.

При необходимости МЧД, зарегистрированную в ФНС, можно отозвать. Например, если ответственный за отчетность работник уволился из компании. В Saby в окне с доверенностью нажмите на кнопку «Отозвать». Заявление об отзыве сформируется и автоматически отправится в налоговую.

С 1 марта 2024 действует новый формат МЧД для налоговой — формат 5.02 (приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД‑7‑26/648@). Он предоставляет возможность передоверия МЧД и предоставления полномочий нескольким представителям (информация ФНС от 27.12.2023). Доверенности, оформленные по предыдущему формату 5.01, ФНС будет принимать до 28 февраля 2025 года (письмо ФНС от 18.12.2023 № ЕА‑4‑26/15789@).

Электронная доверенность используется для обмена данными по пособиям, больничным листкам (проактивным выплатам) — социального электронного документооборота (СЭДО). А также для подтверждения основного вида экономической деятельности.

При отправке данных достаточно выбрать МЧД из списка, чтобы подтвердить: сотрудник уполномочен подписывать документ. Доверенность можно отозвать в любой момент.

Выпуск МЧД для работы в других системах

Пользователи Saby могут выпустить электронную доверенность для разных сфер применения, к примеру для участия в госзакупках. Укажите в МЧД необходимые полномочия и скачайте в нужном формате.

Учет доверенностей

В Saby можно вести учет всех доверенностей, в том числе тех, что сделали на бумаге или создали в других системах. Saby контролирует сроки каждой такой доверенности и информирует, если документ надо продлить: отправляет смс, электронное письмо или push‑уведомление. А если сотрудник уволится, система автоматически отзовет доверенность.

С 1 сентября 2024 года физлица могут подписывать рабочие документы только личными КЭП, прикладывая электронную доверенность. Чтобы получить ЭП физлица, надо обратиться в Удостоверяющий центр, аккредитованный по новым правилам. Тензор является крупнейшим аккредитованным удостоверяющим центром в России, офисы УЦ есть в каждом регионе. Вы сможете получить КЭП «физика» лично, удаленно по биометрии или по действующей КЭП представителя компании. А если у вас в штате много сотрудников, можно выпускать подписи физлиц самостоятельно — с помощью нашего сервиса «Корпоративный удостоверяющий центр».