Расчет отпускных в 2025 году: пошаговая инструкция

В июне 2025 налоговая служба анонсировала новый порядок по районным коэффициентам и северным надбавкам, которые бухгалтеры выделяли с отпускных и включали в отдельную налоговую базу по НДФЛ.

А с 1 сентября 2025 утратит силу Положение из постановления Правительства РФ № 922, которое сейчас используется для расчета отпускных.

В статье расскажем про изменения, о расчете отпускных по действующим правилам и про зарплатные налоги с таких выплат.

Содержание

1. Изменения по отпускным 2025
2. Общий порядок расчета отпускных
3. Как определить расчетный период по отпускным
4. Какие суммы включать в расчет, а какие нет
5. Какие лимиты нужно соблюдать
6. Как платить НДФЛ с отпускных
7. Как платить взносы по отпускным
8. Как отражать отпускные в учете
9. Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники
10. Отпускные в новых регионах

Изменения по отпускным 2025

С 2025 года районный коэффициент и северные надбавки (РК и СН) с выплат резидентам выделены в отдельную налоговую базу по НДФЛ. Однако с отпускных выделять РК и СН не нужно.

Это новая позиция ФНС, отменяющая старые разъяснения налоговиков. Подробнее о новом порядке читайте в отдельной статье.

С 1 сентября 2025 вступает в силу новое Положение из Постановления Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Оно заменит Положение № 922 и сохраняет общий порядок расчета отпускных исходя из средней зарплаты.

Единственное изменение, которое нужно учитывать с осени при расчете отпускных: в список выплат, которые вы берете для исчисления среднего заработка, добавятся денежные поощрения, предусмотренные системой оплаты труда. Они упоминаются в новом Положении наряду с премиями. В старом Положении такой вид выплат, как «денежные поощрения», не упоминался.

Общий порядок расчета отпускных

Если работаете в бухгалтерской программе, например, в Saby, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, как рассчитать отпускные, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим алгоритмом расчета отпускных.

Шаг 1. Определите расчетный период.

По общему правилу это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск (п. 4 Положения из постановления Правительства РФ от 24.12.2007, далее — Положение № 922).

Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период.

По общему правилу это заработная плата (п. 2 Положения № 922).

Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок.

Для выбора формулы, чтобы рассчитать показатель, нужно понять, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).

Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник не все время был на работе. Например, находился в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней можете посмотреть в п. 5 Положения № 922.

Если сотрудник отработал расчетный период целиком, для расчета применяется формула:

Если были исключаемые периоды отсутствия на работе, например, работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:

Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный.

Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту сумму, которая больше (п. 18 Положения № 922).

Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных.

Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них.

Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск, не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, пп. 16 и 18 ПБУ 10/99). Взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).

Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты.

Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).

Как определить расчетный период по отпускным

Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени работает сотрудник у работодателя (п. 4 и 7 Положения № 922). Рассмотрим возможные варианты.

Сотрудник отработал больше года. В такой ситуации расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск.

Сотрудник недавно устроился на работу и отработал к началу отпуска меньше года. Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск.

Отпуск может начинаться авансом в месяце, когда сотрудника приняли на работу. Тогда расчетный период сформируют дни с даты трудоустройства до начала отпуска.

Какие дни нужно исключить из расчетного периода

Исключаются из расчетного периода:

• время, когда работник был в отпуске (оплачиваемом либо за свой счет);
• время командировок;
• время нахождения на больничных;
• время в отпуске по беременности и родам;
• простой в работе компании.

Полный список исключаемых дней можете посмотреть в пункте 5 Положения № 922. Суммы, начисленные за указанные периоды, не попадают в расчет отпускных.

Какие суммы включать в расчет, а какие нет

Для расчета среднего заработка берите доходы, которые работник получил в рамках трудового договора (п. 2 Положения № 922). А именно:

• зарплату по тарифу, окладу, сдельную, в неденежной форме;
• гонорары, авторское вознаграждение;
• премии, надбавки, доплаты.

Не включаются в расчет:

• пособия по временной нетрудоспособности;
• пособия по беременности и родам;
• отпускные;
• командировочные;
• материальная помощь;
• вознаграждения по гражданско-правовым договорам (ГПД);
• оплата обучения, путевок, возмещение за обеды;
• прочие суммы, которые не являются частью оплаты труда.

Какие лимиты нужно соблюдать при расчете отпускных

Среднедневной заработок для расчета отпускных не должен быть ниже дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Условие — сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчетном периоде и выполнил свои трудовые обязанности (п. 18 Положения № 922).

На сегодняшний день минимальный порог среднего заработка в день — 765,87 ₽ (22 440 ₽ / 29,3). Если фактический среднедневной заработок меньше минимума, то нужно считать отпускные по среднему дневному заработку из МРОТ.

В ситуации, когда сотрудник работает неполное рабочее время, величину МРОТ определяйте пропорционально отработанному времени.

Средний заработок может оказаться ниже МРОТ, если после начала отпуска законодатели установили новый повышенный размер МРОТ. Тогда отпускные за дни после повышения показателя нужно доплатить.

Как платить НДФЛ с отпускных

В 2025 году НДФЛ, как и в 2024, удерживается из отпускных в день выплаты. По-прежнему по НДФЛ два расчетных периода и два срока уплаты налога:

• налог, который удержали с 1 по 22 число месяца, нужно уплатить в бюджет до 28 числа текущего месяца включительно;
• налог, который удержали с 23 по последнее число месяца, нужно уплатить в бюджет не позднее 5 числа следующего месяца.

Кроме того, надо подать в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ. Сроки соответственно:

• до 25 числа включительно (для начислений с 1 по 22 число месяца);
• 3 число следующего месяца (за начисления с 23 по последнее число месяца).

Отпускные в 6 НДФЛ

В расчете 6 НДФЛ нужно отразить только выплаченные отпускные. Просто начисленные, но еще не выплаченные, отражать не нужно (подп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3 и 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отпускные при переходящем отпуске (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) отражаются в расчете 6 НДФЛ так же, как и обычные отпускные — по факту выплаты денег работнику.

Как платить взносы по отпускным

Начисляйте страховые взносы на отпускные в том месяце, в котором начисляете сами отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ). Используйте те же тарифы, по каким считаете зарплату.

Платите взносы с отпускных по итогам месяца начисления:

• по единому тарифу в ФНС — по сроку 28 число;
• в Соцфонд на травматизм — по сроку 15 число.

Отпускные в отчетах по взносам

В РСВ отпускные отражаются в общей базе начислений в обычном порядке (в разделе 1 и приложениях к нему, а также в разделе 3).

В отчете о персонифицированных сведениях, который сдаете в налоговую, отпускные включаются в строку 070.

В отчете ЕФС-1, в сведениях о взносах на травматизм, начисленные суммы отражаются в разделе 2 в базе для исчисления взносов.

Как отражать отпускные в учете

Налоговый учет

• ОСНО. У организаций сумма отпускных включается в расходы на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).
• ИП на ОСНО. Отпускные включаются в расходы и уменьшают НДФЛ с доходов предпринимателя. Сам предприниматель в отпуск официально уйти не может, но работники — могут.
• УСН. Отпускные учитываются на объекте «Доходы минус расходы» на дату их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
• АУСН. Учитываются также на дату выплаты (ст. 8 Закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).
• ЕСХН. Расходы на отпуск учитываются по кассовому методу, как и на УСН (подп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Счет, на котором будете собирать затраты на отпуск, зависит от подразделения, где работает сотрудник:

• 20 — производственный персонал;
• 08 — установка (строительство) основных средств;
• 26 — административный персонал (например, директор).

Схема учета зависит от того, формирует ли организация резерв по отпускам.

Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники

Официальные федеральные праздники указаны в ст. 112 ТК РФ. Например, 12 июня — День России, 4 ноября — День народного единства. Региональные праздники могут устанавливаться законом субъекта РФ.

Оплата отпуска, на который выпадают праздники, зависит от содержания заявления на отпуск (ст. 120 ТК РФ). Возможны две ситуации:

• Ситуация 1: отпуск предоставлен на определенное количество календарных дней (без указания конечной даты). В этом случае праздничные дни не входят в отпуск и продлевают его.
• Ситуация 2: отпуск оформлен на конкретные даты. Праздничные дни в этом случае не продлевают отпуск, не оплачиваются и не входят в расчет отпуска.

Отпускные в новых регионах: особенности расчета

Отпуск в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях рассчитывайте по общим правилам, но принимайте во внимание следующие особенности.

Повышенные трудовые гарантии действуют до конца 2025 года

Если работнику по правилам, которые действовали в новых регионах до 30.09.2022, положен более высокий уровень гарантий, то такие права сохраняются до 01.01.2026 (п. 23 Постановления Правительства РФ от 31.12.2022 № 2571).

Например, это актуально для медработников или опекунов совершеннолетних инвалидов с детства (информация Роструда от 30.01.2024 и от 04.07.2023).

Количество дней отпуска зависит от даты трудоустройства

Продолжительность стандартного оплачиваемого отпуска в новых регионах зависит от того, когда подписан трудовой договор. Ориентиром служит дата — 4 января 2023 года. Это день вступления в силу постановления Правительства РФ от 31.12.2022 № 2571 (п. 20), которое установило особенности трудовых отношений в новых субъектах.

По компенсации отпуска при увольнении Роструд дает следующую консультацию (информация от 15.03.2023): с 30 сентября 2022 года расчет отпуска производится исходя из 28 календарных дней.

Зарплата до 30.09.2022 пересчитывается по курсу ЦБ РФ

Среднедневной заработок рассчитывается из расчета 12 месяцев, предшествующих отпуску. В большинстве случаев не придется пересчитывать зарплату по курсу ЦБ, так как в 2025 году в расчет попадают периоды с 2024 года, когда зарплата уже выплачивалась в рублях.

Пересчет потребуется, если у сотрудника все отработанное время в расчетном периоде состоит из исключаемых дней. Например, если работница только что вышла из отпуска по беременности и родам, и в расчет попадет период с выплатами в гривнах.

Перерасчет производите по курсу Центрального банка России на 30 сентября 2022 года — 15,5448 ₽ за 10 украинских гривен.